Verschärfung elektronische Registrierkasse 2018

Ab 2018 haben die Finanzämter die Möglichkeit zur unangekündigten Kassen-Nachschau. Das ist ein eigenständiges Verfahren und kann zusätzlich zur Außenprüfung stattfinden. Bei Verstößen droht hier eine Geldbuße von bis zu 25.000 Euro!

Ab 1.1.2020 tritt die nächste Verschärfung ein. Das heißt für die Unternehmen:

  • Die neuen Anforderungen an elektronische Registrierkassen gelten ab 1. Januar 2020. Alle ab diesem Datum neu angeschafften elektronischen Kassensysteme müssen über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die ab dem ersten Tastendruck alle Eingaben in das System unveränderlich und verschlüsselt erfasst.
  • Auch für bereits bestehende Registrierkassen wird der Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung verpflichtend, damit digitale Grundaufzeichnungen nicht nachträglich manipuliert werden können. Zuständig für die Zertifizierung ist das Bundesamt für ¬Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
  • Übergangsfrist! Wer Kassensysteme im Einsatz hat, die nicht mehr nachgerüstet werden können, hat Zeit bis Ende 2022.
  • Geschäfte müssen künftig an jeden Kunden einen Bon ausgeben. Von der Belegausgabepflicht kann man sich bei seinem Finanzamt befreien lassen, etwa wenn man Verkaufsstände auf Wochenmärkten oder Volksfesten hat.

Mindestlohngesetz

Excel allein reicht nicht! Das ergibt sich aus den Texten zum Mindestlohngesetz.

Die Aufzeichnungen benötigen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit

Das heißt mindestens in 3 Spalten Daten eintragen.

Zudem muss die Aufzeichnung innerhalb von 7 Tage zwingend erfolgen! Also mindestens einmal die Woche.

Das heißt, ich muss den Tag, wann ich die Daten erfasse, auch noch in einer vierten Spalte erfassen.  Zur Revisionssicherheit gehört, dass die Daten nach der Erfassung nicht mehr verändert werden können. Der Tag der Aufzeichnung muss also automatisch und unveränderlich gesetzt werden. Zudem müssen ab einem bestimmten Punkt die Daten gesperrt werden.

Die Daten müssen danach mindestens 2 Jahre vorgehalten werden.

Tun Sie sich einen Gefallen! Alle 7 Tage drucken Sie pro Mitarbeiter die erfassten Zeiten aus und lassen Sie den Bericht vom Mitarbeiter gegenzeichnen! Noch besser ist es, wenn der/die Mitarbeiter(in)  die Arbeitszeit notiert und Sie zeichnen gegen.

So haben Sie Gewissheit und einen Nachweis gegenüber dem Prüfer, dass die Daten korrekt erfasst wurden!

Elektronische Registrierkasse ja oder nein?

Wenn Sie eine Registrierkasse oder PC-Kasse einsetzen, muss diese ganz bestimmte Leistungsmerkmale besitzen!

1. Alle Einnahmen und Ausgaben sind einzeln aufzuzeichnen

2. Die Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar (digital auslesbar) aufbewahrt (archiviert) werden! (10-Jahres-Zeitraum!)

3. Ihnen obliegt der Nachweis, dass steuerlich relevanten Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden!

4. Ihnen obliegt der Nachweis, dass steuerlich relevanten Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden!

Wichtig: Die Tagesendsummenbons (Z-Bons) müssen durchgängig nummeriert sein und lückenlos aufbewahrt werden!

Auch die Bedienungsanleitung sowie die Programmierung der Registrierkasse und jede Änderung der Daten (Stamm- und Bewegungsdaten) ist zu dokumentieren! Es gilt auch dabei die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, bei Bedienungsanleitung etc. eventuell darüber hinaus, wen das System weiter eingesetzt wird!.